Was ist eine elektronische Rechnung?
Die elektronische Rechnung entspricht einer Papierrechnung, mit dem Unterschied, dass sie in digitaler Form ausgestellt wurde. Das bedeutet, dass dieses Dokument Informationen über einen Verkauf oder Kauf von Waren oder Dienstleistungen enthält, die auf elektronischem Wege ausgestellt und empfangen wurden. Es wird verwendet, um der Transaktion steuerliche und rechtliche Gültigkeit zu verleihen.
Warum wird jetzt so viel über die elektronische Rechnungsstellung für Selbstständige gesprochen?
In den letzten Jahren wurden eine Reihe von Vorschriften erlassen, die sich auf die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen und Selbstständige im privaten Sektor auswirken. Die wichtigsten davon sind das Gesetz „Crea y crece“ und das Betrugsbekämpfungsgesetz.
Diese Verordnungen zwingen sie dazu, die elektronische Rechnungsstellung in den meisten Fällen einzuführen und sich auch von Rechnungen in Formaten wie PDF oder Excel zu verabschieden. Die Rechnungen müssen in einem strukturierten Format erstellt werden, um ihre Authentizität und Integrität zu gewährleisten, und sie müssen in Echtzeit über das System Verifactu der Steuerbehörde an das Finanzamt übermittelt werden. Die Selbstständigen im Baskenland nutzen bereits das System Ticket BAI, das ähnlich wie Verifactu funktioniert.
Ist die elektronische Rechnungsstellung für Selbstständige bereits Pflicht?
Es gibt Gesetze, die darauf hinweisen, aber die Selbstständigen sind noch nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und sie in Echtzeit an die Steuerbehörden zu übermitteln. Das liegt daran, dass noch Verordnungen verabschiedet werden müssen, wie z. B. diejenige, die die Fristen für das Gesetz „Crea y crece“ (Schaffen und Wachsen) festlegen wird. Das Wirtschaftsministerium arbeitet bereits an der Verordnung, in der diese Informationen festgelegt werden.
Nach der Verabschiedung dieser Verordnung gelten folgende Fristen für die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung: ein Jahr für Selbstständige mit einem Umsatz von mehr als acht Millionen Euro pro Jahr und zwei Jahre für Selbstständige mit einem geringeren Umsatz. Es darf auch nicht vergessen werden, dass die Verwendung des Systems Verifactu, das in einer anderen, bereits verabschiedeten Verordnung geregelt ist, ab dem 1. Juli 2025 obligatorisch sein wird.
Welche Selbstständigen müssen die elektronische Rechnungsstellung nutzen?
Durch das Gesetz werden alle Unternehmen und Freiberufler verpflichtet, in ihren Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen und Freiberuflern elektronische Rechnungen auszustellen. Grundsätzlich muss jeder Selbstständige oder jedes Unternehmen nach dem Gesetz elektronische Rechnungen ausstellen, versenden und empfangen. Es gibt jedoch auch einige Ausnahmen, sofern die künftige Verordnung nichts anderes vorsieht.
Welche Selbstständigen könnten von der elektronischen Rechnungsstellung befreit werden?
Freiberufler, die nur mit Endkunden arbeiten
Wenn die neue Verordnung angenommen wird, könnte eine der möglichen Ausnahmen Freiberufler und KMU betreffen, die nur mit Privatkunden zusammenarbeiten.
Diese Freiberufler und Unternehmen werden jedoch auch in ihren Beziehungen zu ihren Lieferanten ein elektronisches Rechnungsstellungssystem verwenden müssen. Diese Lieferanten werden verpflichtet sein, das System für ihre Verkäufe an Unternehmen und Selbstständige zu nutzen. Letztendlich wird also die überwiegende Mehrheit dieser Unternehmen auch die elektronische Rechnungsstellung verwenden müssen.
Freiberufler, die mit ausländischen Kunden und Lieferanten arbeiten
Da das Gesetz jedoch nur für Geschäftsbeziehungen in Spanien gilt, sind Selbständige und Unternehmen nicht verpflichtet, bei Transaktionen mit ausländischen Kunden oder Lieferanten die elektronische Rechnungsstellung zu nutzen.
Selbstständige, die Rechnungen an die Verwaltung und andere Sektoren stellen
Obwohl die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor seit Jahren obligatorisch ist, gibt es einige Ausnahmen. Eine davon ist die von Selbständigen, die dazu nicht verpflichtet sind. Das Gesetz betrifft sie nicht, da es nur den Geschäftsverkehr im privaten Sektor regelt.
In der Praxis werden die meisten Selbstständigen, die unter diese möglichen Ausnahmen fallen, ein E-Invoicing-System verwenden müssen, weil ihre Lieferanten oder Kunden dazu verpflichtet sind.